El outsourcing o la externalización de RR. HH. se ha convertido en una práctica empresarial cada vez más popular para reducir costes y aumentar la eficacia operativa. Según un estudio realizado por el Instituto de Investigación ADP, actualmente el 73% de las empresas externalizan al menos una función de RR. HH.. Sin embargo, en ocasiones esta externalización puede sustituirse por el uso de un software especializado que ayude a la gestión del personal mediante la automatización de procesos de recursos humanos.
En este artículo, resolvemos algunas dudas sobre qué es el outsourcing de RR. HH., cuándo es conveniente externalizar y qué funciones son las más habituales, así como algunos consejos para llevarlo a cabo con éxito.
¿Qué es el outsourcing de RR. HH.?
El outsourcing de Recursos Humanos, también conocido como externalización o subcontratación, implica la delegación parcial o total de funciones relacionadas con la gestión del personal a una empresa externa especializada. Esta práctica permite que la organización que subcontrata se enfoque en sus áreas principales de negocio.
¿Cuándo conviene externalizar servicios de Recursos Humanos?
La externalización de los recursos humanos es una decisión estratégica que puede ofrecer numerosas ventajas, aunque requiere una evaluación cuidadosa de diversos factores, como el tipo de empresa, el sector, la cultura corporativa y la gestión económica. Existen varias razones por las que una empresa puede plantearse subcontratar las funciones de RR. HH.:
- En primer lugar, razones económicas: la externalización puede resultar más barata que contar con un departamento interno de RR. HH., especialmente para las pequeñas y medianas empresas, que pueden reducir sus costes entre un 24% y un 32%. Además, posibilita el acceso a sistemas y programas informáticos especializados sin necesidad de una inversión sustancial.
- Por otra parte, la falta de tiempo y de recursos humanos especializados puede favorecer la subcontratación, permitiendo a la empresa mantener su foco y esfuerzos en aspectos más relevantes del negocio.
- En épocas de gran carga de trabajo o hipercrecimiento, la externalización de funciones específicas puede ayudar a mantener la eficacia y la calidad del servicio.
- Por último, en el contexto de la internacionalización, las complejidades jurídicas y culturales de un nuevo mercado pueden suponer un reto. La subcontratación de empresas con experiencia internacional puede facilitar este proceso y garantizar una transición más suave a los nuevos mercados.
Servicios de RR. HH. que suelen externalizarse
En el ámbito de la gestión del personal, la externalización puede adoptar diversas formas, desde funciones administrativas hasta servicios estratégicos y consultoría de recursos humanos, adaptándose a las necesidades y estructuras de cada organización. Algunos ejemplos son:
- Contratación. Externalizar el reclutamiento permite a las empresas acceder a talentos especializados a través de amplias bases de datos y herramientas de búsqueda, optimizando así el proceso.
- Retribución. Subcontratar el cálculo y pago de salarios, así como las cotizaciones y retenciones a la Seguridad Social, es una práctica común debido a su complejidad. La empresa subcontratada también asume la responsabilidad de cumplir con las obligaciones fiscales aplicables, cuyo incumplimiento puede acarrear sanciones severas.
- Formación. Externalizar la formación permite a las empresas acceder a programas diseñados por expertos, personalizados y a menudo más eficaces e innovadores. Estos programas facilitan la evaluación del impacto de la formación en el desempeño de los empleados y en los objetivos de la empresa.
¿Cuánto cuesta externalizar los Recursos Humanos?
Los costes asociados con la externalización de los recursos humanos pueden variar significativamente dependiendo del tamaño de la empresa, la gama de servicios requeridos y el grado de personalización deseado. Según un estudio realizado por ADP, en 2020 el coste medio de la gestión de RR. HH. en España fue de 236€ por empleado al año, y de 297€ si se incluyen los costes ocultos.
3 consejos para realizar un outsourcing de RR. HH. con éxito
Para garantizar un proceso de externalización efectivo y rentable, es crucial seguir ciertas pautas que conduzcan a una buena colaboración. Aquí tienes tres consejos que pueden marcar la diferencia:
Identifica los procesos a externalizar y contempla alternativas
Antes de decidir subcontratar un servicio, determina los procesos de RR. HH. que podrían externalizarse y evalúa si existen alternativas antes de hacerlo, como el uso de herramientas digitales o la contratación de personal especializado. Si decides externalizar, evalúa el rendimiento actual de tu Departamento de RR. HH. e identifica las áreas de mejora, prioriza los procesos según su impacto y complejidad, y consulta a los socios y a la dirección.
Compara distintas empresas y estudia su reputación
Investiga en profundidad las empresas de recursos humanos con experiencia en el campo específico que deseas externalizar. Lee las reseñas disponibles y evalúa su reputación, experiencia y capacidad para satisfacer tus necesidades específicas. Consulta las opiniones de clientes para hacerte una idea más completa y, por último, compara costes y servicios, asegurándote de conocer las prestaciones incluidas en el precio.
Designa a un responsable interno para la gestión de la comunicación con la empresa elegida
Nombra a un miembro de tu equipo como interlocutor principal con el proveedor de servicios de RR. HH. para garantizar una comunicación eficaz, la identificación de áreas de mejora y la evaluación de los logros, facilitando la aplicación de ajustes según las necesidades de la empresa.