En España, la digitalización de los recursos humanos ha experimentado un importante crecimiento en los últimos años. Sin embargo, según el estudio realizado por el Observatorio DCH sobre la Digitalización de la Función de RR. HH., todavía existe cierta reticencia entre los directivos. Las principales razones son la falta de experiencia en la implementación de software de recursos humanos (23%), y la percepción de que la inversión es elevada en relación con el retorno que proporciona (17%).
Teniendo en cuenta este último punto y para ayudarte a tomar una decisión informada, en este artículo exploramos en detalle cuáles son las ventajas y limitaciones del software de RR. HH. gratis y, por tanto, si es una opción viable y para quién.
¿Qué es un software de RR. HH. gratuito?
El software de RR. HH. gratis es una herramienta de gestión de recursos humanos diseñada para gestionar y automatizar una amplia gama de tareas y procesos, desde la selección y contratación de personal hasta la administración de nóminas. Todo ello sin necesidad de realizar una inversión económica. Echa un vistazo a las siguientes opciones y sus características:
Gestión de proyectos con Notion
En toda empresa hay proyectos. En todo proyecto hay personas implicadas y fechas de entrega que respetar. Y cuando hay muchos proyectos, muchas personas y muchas fechas, lo mejor es contar con una herramienta que te ayude a simplificar todo el proceso. Notion permite crear bases de datos para la organización (wikis, documentación etc.); crear tableros para la visualización de proyectos, con listas de tareas y subtareas a las que puedes asignar miembros del equipo como encargados o colaboradores; establecer fechas límite y prioridades y otras funcionalidades.
Control horario con Beeptime
Equiparse con una herramienta digital es una excelente opción para no solo cumplir con la ley, sino también para optimizar el tiempo de trabajo. Herramientas como Beeptime permiten realizar el seguimiento de horas trabajadas de cada empleado a diario, generar informes y acceder mediante distintos dispositivos.
Gestión de vacaciones con Jibble
Si bien muchas empresas optan por gestionar los permisos en una hoja de cálculo con Excel, contar con una solución de software dedicada aporta muchas ventajas. Con Jibble se puede gestionar la solicitud y validación de ausencias de la plantilla desde una misma interfaz, compartir tu política de vacaciones y permisos y establecer un sistema de notificaciones para alertar a los empleados concernidos del estado de su petición.
¿Es buena idea usar software gratuito?
Aunque la idea de implementar un software de RR. HH. gratuito en la estrategia operativa puede resultar atractiva, es importante evaluar previamente las necesidades de la empresa y ser conscientes tanto de sus ventajas como de sus limitaciones.
Ventajas:
- Coste inicial bajo o nulo, ideal para empresas emergentes o para reducir gastos.
- Flexibilidad y capacidad de personalizaciónpara adaptarse a las necesidades específicas, sobre todo en el caso de las soluciones de código abierto.
- Innovación continua gracias al apoyo de una comunidad de desarrollo, especialmente en soluciones open-source.
Limitaciones:
- Soporte técnico limitado o inexistente, lo que puede ser un desafío ante problemas complejos.
- Puede requerir personal con habilidades técnicas avanzadas para su implementación y personalización.
- Funcionalidades limitadas en las versiones gratuitas, que pueden no cubrir todas las necesidades de la empresa.
- Seguridad y privacidad de datos deficiente en la mayoría de casos.
¿Cuándo usar Excel y cuando un software gratis?
Excel puede ser una buena idea para realizar tareas sencillas o manejar pequeñas cantidades de datos, sobre todo si tu negocio está en su fase inicial, o tienes una pequeña empresa. Excel te permite hacer un seguimiento básico, como la lista de empleados, sus salarios y días de vacaciones. Sin embargo, cuando tus necesidades en la gestión de RR. HH. se vuelvan más complejas, es oportuno apostar por un software de RR. HH. dedicado. Estas herramientas ofrecen más opciones para manejar grandes volúmenes de datos y colaborar en línea, mientras que Excel, a pesar de tener una versión en línea, puede quedarse un poco corto. Un software de RR. HH. gratis, puede ser una primera opción para familiarizarte con este tipo de herramientas.
Alternativas al software de RR. HH. gratis
Las soluciones gratuitas de software de RR. HH. pueden ser un buen punto de partida, pero a medida que las empresas crecen, necesitan alternativas más completas que se adapten a la evolución de tus circunstancias empresariales. Compartimos contigo algunas opciones:
Software de RR. HH. por suscripción
Apostar por un software de RR. HH. por suscripción, puede suponer un salto cualitativo en cuanto a prestaciones, asistencia y seguridad. Estas soluciones ofrecen acceso a un soporte técnico experto, actualizaciones automáticas y periódicas (ya que suelen ser softwares de Recursos Humanos en la nube), y herramientas avanzadas como el análisis de datos y la gestión del talento. Además, son escalables, lo que significa que pueden ajustarse al crecimiento de la empresa sin necesidad de cambiar de plataforma.
Consultorías externas
Las consultorías externas ofrecen una gestión experta de los RR. HH., proporcionando acceso a conocimientos y herramientas especializadas sin necesidad de contar con un equipo interno.Aunque inicialmente pueda parecer un gasto elevado, la externalización de determinadas funciones puede resultar más rentable a largo plazo. También permite al equipo directivo centrarse en la estrategia y el desarrollo principal del negocio.
Desarrollo de herramientas de gestión de forma interna
Algunas empresas optan por el desarrollo interno de las herramientas de gestión de personal. Aunque requieren una mayor inversión de tiempo y dinero para su diseño, programación y mantenimiento, ofrecen a la organización un nivel de autonomía y personalización total, adaptándose a sus necesidades específicas. Además, la compañía tiene un mayor control sobre la seguridad de los datos y la integración con otros sistemas corporativos, algo muy valorado por los directivos.